Для работы с клиентами вам нужны печатные формы, такие как: КП, Договор, Счет на оплату и прочие.

Aspiot умеет их генерировать автоматически, в системе есть заранее добавленные шаблоны, мы их называем системными шаблонами.  Так же Aspiot дает возможность загружать свои собственные шаблоны в систему к проекту и документам.

и тут есть 2 варианта:

1. Самостоятельно разобраться

2. Прислать ваши шаблоны в формате WORD, и мы для вас их подготовим для загрузки (бесплатно). Для этого в системе создайте с обращение с выбранным разделом "Шаблоны документов",  нажмите сюда

Как создать свой шаблон документа. 

Видео на 22 минуты


 

Для тех кто хочет самостоятельно этот вопрос изучить, вот текстовая инструкция: 

Вы заходите в блок Свои шаблоны, кнопка Добавить свой шаблон. Нажав на кнопку, вы попадаете на страницу - Печатные шаблоны документов. Страница разделена на несколько областей. В левой части экрана видео-обучение Как создать свой шаблон.

 

 


Все шаблоны документов разделены по смыслу.  Блок Документы -  это ваши рабочие документы, начисление зарплаты, поступление товара и т.д. Блок Проекты содержит шаблоны документов - акт выполненных работ, КП, договор, которые предназначены для работы с клиентом. Блок Товары содержит шаблоны ценников и этикеток. 
Блок с вашими шаблонами содержит кнопку Добавить свой шаблон и  созданные вами шаблоны, если  у вас уже есть свои шаблоны.  Если нет, то блок будет содержать только кнопку.

 

 

Принцип работы со всеми шаблонами в блоках практически одинаков, но есть некоторые различия. Например, в блоках  Документы и Товары вы можете использовать как системный шаблон, так и свой шаблон. При печати программа вам предложит оба варианта. 

 


Если навести указатель мыши на пиктограмму в колонке Системные шаблоны, то появится подсказка Скачать в Docx, в колонке Свой шаблон - Загрузить файл
Для создания своего шаблона  мы рекомендуем сначала скачать системный шаблон, отредактировать его и потом  загрузить.

В блоке Проекты  можно использовать только системные шаблоны. Свои шаблоны вы не сможете сюда загрузить. 
Рассмотрим системный шаблон и как его отредактировать на  примере документа Поступление товара

 


Мы видим, что со вкладки Основное в печатную форму документа необходимо перенести  наименование нашей организации, поставщика, салон, сумму, цены, и с вкладки Товары - товары, количество, цену. Из шапки документа - название документа, номер документа, дата документа.

 

 

Каким образом переменные из документа перенесутся в  печатную форму?  Содержание печатной формы, расположение информации в ней относительно друг друга - все это зависит  от того,  как сформирован шаблон. 

Скачаем и откроем шаблон. Мы видим в этом документе  понятные нам слова, такие как название самого документа, поставщик,  салон, заказчик, и  некую  комбинацию символов, которая начинается со знака $.

 

 

Это и есть переменная. Система  Аспиот  использует их для формирования печатной формы документа. Описание переменных мы можем найти в нижней части страницы с шаблонами, раздел называется Доступные переменные, которые вы можете использовать в шаблонах Word.  Все переменные разбиты на блоки, которые относятся к тому или иному объекту программы.

 

 

Рассмотрим конструкцию самой переменной. Переменные  начинаются со знака $. Далее идут фигурные скобки  { }, внутри которых  помещено условное наименование переменной на английском языке.

Запоминать наименование переменных не нужно,  вы  всегда можете  с помощью контекстного поиска по описанию этой переменной найти ее. Следует отметить, что переменные, связанные,  например, с вашей  организацией, начинаются на «О». Все переменные клиента - на  «С», переменные товаров и услуг - на «item». 

Какую еще информацию, кроме указанной в документе,  мы можем включить в шаблон? Это, так скажем, связанная информация. Если мы говорим о документе поступления, в нем, как мы видим, участвует поставщик. Все, что вы заполняли в его карточке, вы также можете добавить в шаблон - система это поймет. Это относится и к информации, которую вы заполняли в своем профиле на вкладке  Юридические данные - ИНН, ОГРН, адрес и т.д.

В шаблоне после шапки документа мы видим некую таблицу. Нужно сказать, что весь документ  построен на основе таблиц, просто некоторые границы видны, а  некоторые границы скрыты.   Я отредактирую шаблон таким образом, чтобы он соответствовал принятым в моей компании правилам. Я хочу заменить слово Заказчик на Салон, добавить пробелы в названии документов,  добавлю строку под заголовком таблицы. 

 

 

Теперь я сохраню документ и загружу его как свой шаблон в систему. 

 

 

Далее я иду в документ Поступление товара, нажимаю на кнопку Печать. Программа предлагает мне 2 варианта - Системный шаблон и Ваш шаблон. Выбираю Ваш шаблон.

 

 

Все изменения, которые я провела в шаблоне,  в печатной форме отразились.

 


Что мы можем сделать в этой печатной форме? Распечатать, скачать в формате PDF и MSWord, установить настройку, которая позволяет формировать документ  с подписью и печатью. Для этого необходимо до формирования документа в профиле, на вкладке Юридические данные загрузить скрины подписи и печати.  

 

 

Еще мы можем отправить по почте документ, из карточки поставщика подтянется почта. Также можно выбрать, в каком формате отправится вложение - наш документ.

 


Теперь перейдем в блок Проекты.
Напомню, что здесь можно использовать только системный шаблон. Но шаблон можно скачать, отредактировать и загрузить в систему кнопкой Добавить свой шаблон. И тогда шаблон будет всегда находиться в этом блоке.

 


Скачаем шаблон КП и отредактируем его.

 

 

Я вижу, что документ формируется на листе с альбомной ориентацией, я сделаю книжный вариант.  Отредактирую шапку, поменяю цвет текста Наименование документа на корпоративный.  Все реквизиты организации, которые записаны отдельными переменными, можно заменить на одну переменную o_full, такая же  переменная у клиента c_full. Я сделаю замену и уберу жирный шрифт.

 

 

А дальше интересная часть таблицы, где будут перечислены товары и работы. В первом столбце переменная item_number -  порядковый номер - обязательная переменная, если мы хотим, что организовалось перечисление.
Две парные переменные cloneRows,  два тега - один открывающий, другой с «/» -закрывающий. Эти теги организуют внутри себя сортировку. Т.е. то, что помещено между тегами, будет отсортировано. Например, товары и услуги по комнатам, зарплата по сотрудникам и т.д. Теги в таблице отображаться не будут - они управляющий, информацию не содержат, только дают команду сортировать содержимое.

Переменная rows_name  определяет по какому параметру будет организована сортировка. При перечислении товара и услуг сортировка организуется по комнатам, а при печати зарплаты - по сотрудникам.

В этой таблице я удалю столбец артикул. Сохраню документ и подгружу его  в систему. 

 

 

Возвращаюсь в проект, обновляю страницу, и вижу что в блоке Свои шаблоны появился новый шаблон. 

 

 

 Все содержимое соответствует тому шаблону, что я откорректировала. Для создания красивого документа над шаблоном можно еще поработать.